根据《山西省科学技术事业单位档案管理升级实施细则》中规定，各科室必须协助档案人员严格执行“四参加”制度。

　　一、参加科研课题、设计项目以及产品评审、鉴定验收会。对应归档的文件材料加以验收，如文件材料不完整、不准确，不得进行鉴定和验收。

　　二、参加工程竣工验收。我院在每项基建工程竣工验收时，档案人员应参加竣工验收会，并将各种文件材料系统整理，组成保管单位，由项目负责人审定后，档案人员归档。

　　三、参加设备开箱验收。我院新购置的重要设备、仪器及其它文件材料验收时，档案、器械科人员应会同有关科室的相关人员共同开箱验收，如档案室、器械科管理人员不到不能开箱，否则不予办理出入库及报销手续。全部文件材料由档案人员收回归档，如科室需要，可复印或办理借阅手续。档案人员负责填写《山西省肿瘤医院新购置仪器设备验收登记表》。

　　四、档案部门参加院所重要计划工作会议。